Gerenciamento: 7 práticas recomendadas para orientar o chefe

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Os gerentes não gerenciam apenas para baixo. Eles também gerenciam e aprender como fazê-lo bem é uma habilidade crítica da carreira.

Gerenciar é o que os gerentes fazem com a equipe que são subordinados diretos. Gerenciar é o que os gerentes fazem com seus próprios chefes.

Os gerentes médios e seniores efetivos desejam idealmente garantir que seus chefes tomem boas decisões com base em informações precisas, oportunas e de alta qualidade. Eles devem querer relacionamentos sólidos baseados em entendimento mútuo, visões compatíveis e discordâncias respeitosas.

"Você precisa saber como antecipar as necessidades de seu chefe - uma lição que todos podemos aprender com os melhores assistentes executivos. Você precisa entender o que faz seu chefe se destacar (e o que o irrita), se você deseja obter o apoio de suas idéias. Os problemas surgirão inevitavelmente, mas saber o caminho certo para trazer um problema ao seu chefe pode ajudá-lo a lidar com situações difíceis ”, diz Dana Rousmaniere na Harvard Business Review.

Os funcionários geralmente assumem que seu comportamento e desempenho no trabalho exigem que um supervisor forneça todas as orientações. Nesta visão estreita, a liderança sempre vem do chefe.

Mas esse não é necessariamente o caso. Às vezes, o funcionário pode orientar o supervisor. O esforço para guiar o chefe é uma maneira instrutiva de aprender a gerenciar e também um investimento em segurança no emprego e sucesso futuro.

7 práticas recomendadas para gerenciar

Algumas práticas recomendadas são úteis para aprender a gerenciar com eficiência. Eles incluem:

  1. Encontrar o equilíbrio certo entre a comunicação com muita frequência e não o suficiente.
  2. Comunicar da maneira mais concisa possível.
  3. Compartilhando boas, mas não pequenas, boas notícias.
  4. Compartilhando más notícias honestamente, mas com cuidado.
  5. Ser seletivo em quando travar uma batalha.
  6. Evitando reclamações e críticas sobre outros funcionários.
  7. Datar e documentar todas as informações importantes.

1 - Encontre o equilíbrio certo entre muitas vezes e não o suficiente

Uma micro expressão é uma expressão facial que dura apenas uma fração de segundo. Eu tinha um chefe cujas micro expressões me diziam que eu estava visitando com muita frequência. Afastei-me e mais tarde fui repreendida por não ter me comunicado o suficiente. Acabei encontrando o equilíbrio certo.

Outro chefe sempre teve uma micro expressão negativa toda vez que eu entrava no escritório dele. Mas eu aprendi que ele sempre quis ser deixado em paz porque tinha muitos problemas grandes. Ele me ensinou a compartilhar informações importantes com ele por e-mail e memorando, e não por visitas ao escritório.

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2 - Comunique-se da maneira mais concisa possível

Quanto mais alto o gerente, mais um funcionário, em qualquer nível, precisa comunicar informações concisas e úteis. Os gerentes de nível sênior e executivo precisam eliminar grandes quantidades de fatos para se concentrar no que é mais útil e importante. Eles não querem ficar impressionados mais do que já estão sentindo.

Os subordinados precisam aprender a editar cuidadosamente seus discursos, e-mails, telefonemas e memorandos. Eles também precisam adaptar a quantidade e a frequência com base na personalidade do chefe. Alguns chefes querem mais informações e outros querem menos. Mas um chefe que quer mais também quer que seja conciso.

3 - Compartilhe boas notícias principais, mas não menores

Funcionários inseguros costumam compartilhar todos os tipos de boas notícias. Um gerente de nível superior que tem grandes desafios com o gerenciamento de tempo não vai querer ouvir tudo isso. Vale a pena compartilhar boas notícias secundárias ao final de uma discussão, telefonema ou e-mail sobre outro tópico mais importante. Nunca hesite em compartilhar boas notícias importantes assim que acontecerem.

4 - Compartilhe más notícias honestamente, mas com cuidado

Ninguém deseja compartilhar más notícias com qualquer nível de gerência devido às possíveis consequências para o funcionário responsável pelo que deu errado. Mas não compartilhar é claro, é uma péssima idéia.

Portanto, o gerente deve pensar no que dizer ao chefe, como dizê-lo e o que será feito para melhorar a situação ou minimizar o impacto. Ocultar ou distorcer fatos importantes levará à perda de confiança.

5 - Seja seletivo na escolha de batalhas

Os subordinados que são tentados a lutar contra o chefe em uma questão devem tentar uma proporção de 80/20. Isso significa que 80% das vezes em que os chefes estão errados e o desacordo é menor, o subordinado deve tentar cutucar, mas não empurrar o chefe na outra direção.

O funcionário deve se opor de forma assertiva e respeitosa ao chefe nos outros 20% do tempo, especialmente quando as divergências são grandes. Só espero que esses tempos sejam raros.

Algo que tem conseqüências legais ou éticas é uma exceção. Nesses casos, o funcionário deve usar toda a lógica, evidência e integridade para recuar o mais firme e diplomaticamente possível.

"É claro que haverá momentos em que você não concorda com seu chefe, e tudo bem - desde que você tenha aprendido a discordar de maneira respeitosa e produtiva", diz Rousmaniere.

6 - Evite reclamações e críticas de outros funcionários

Líderes e gerentes são pagos para resolver problemas, mesmo quando esse "líder" é um gerente intermediário ou mesmo um funcionário. Se outro gerente fizer parte de um conflito, o chefe precisará ouvir sobre isso apenas se o subordinado tiver passado por todos os cenários possíveis para resolvê-lo.

Por ser uma forma de más notícias (veja o item 5 acima), o funcionário ou gerente deve pensar em como compartilhá-las com o chefe. Na discussão, mantenha-se objetivo sobre o problema. Concentre-se no comportamento, problema ou situação e não na pessoa.

Veja mais sobre líderes e gerentes: conselhos de carreira para os responsáveis.

7 - Data e documento Todas as informações importantes

Sempre envie as informações mais importantes em um memorando datado e imprima-o em uma pasta de papel ou salve-o em uma pasta eletrônica. Se o problema for importante o suficiente, leve uma cópia para uma visita ao escritório e deixe-a com o chefe.

Os gerentes de nível superior com sobrecarga de informações podem esquecer o documento ou até a discussão sobre o tópico. Um memorando datado e salvo é uma forma de seguro para o funcionário que o envia.

Riscos de gerenciar mal

Os gerentes podem tomar más decisões devido a falhas no fluxo de informações. As falhas incluem o seguinte:

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  • Um funcionário que distorce as informações para atrair favores.
  • Um funcionário que deixa de fora os principais fatos.
  • Um funcionário jovem ou inexperiente que compartilha rumores falsos ou sem fundamento.
  • Um funcionário que está simplesmente interessado em alguma coisa.
  • Funcionários que interpretam mal as informações e compartilham o mal-entendido.

O resultado final são distorções nas informações que fluem do funcionário ou gerente para o supervisor de nível superior. Essas distorções afetam as decisões do gerente, algumas das quais podem ter um impacto prejudicial sobre a empresa e os funcionários.

Funcionários racionais, de mente aberta e objetivos de qualquer tipo, sejam funcionários ou gerentes, podem aprender a controlar o fluxo de informações para a gerência sênior e executiva. É uma forma de poder para quem deseja gerenciar com êxito.

Depois que os funcionários entenderem esse poder, eles poderão usá-lo para fins bons ou ruins, dependendo de seu caráter ou nível de segurança no emprego.

Nos meus 40 anos de carreira em gestão e consultoria, vi exemplos de funcionários que distorcem as informações para seu próprio bem. Eles se safam por um tempo, mas não para sempre. Eles teriam se saído muito melhor se tivessem aprendido a gerenciar com eficiência.

"Talvez a habilidade mais importante a dominar seja descobrir como ser uma fonte genuína de ajuda - porque gerenciar não significa sucção", diz Rousmaniere.