O melhor software de rastreamento de tempo para 2020

Se você está aqui, isso significa que você está procurando um software de rastreamento de tempo para usar a si próprio ou com sua equipe. Mas escolher um ou até escolher alguns para experimentar pode ser uma tarefa confusa e assustadora, com mais de 100 aplicativos disponíveis no mercado.

Para economizar seu tempo precioso, realizamos o trabalho árduo de pesquisas de mercado e testes de aplicativos e criamos uma lista de 11 softwares de rastreamento de tempo que são "o creme do creme".

As ferramentas de controle de tempo que compuseram nossa lista são:

  • Paymo - aplicativo completo de gerenciamento de trabalho com recursos de controle de tempo e contabilidade para ajudá-lo a gerenciar projetos do início ao fim
  • Harvest - uma ferramenta de rastreamento e faturamento para facilitar a entrega e o faturamento do projeto
  • TSheets - uma solução combinada com reconhecimento facial para funcionários que trabalham fora do escritório
  • Toggl - rastreador de tempo, relatórios visuais e informações da equipe para qualquer tamanho de empresa
  • Hubstaff - rastreador de tempo que monitora sua atividade fazendo capturas de tela aleatórias da área de trabalho
  • Oportuna - ferramenta que rastreia o tempo e cria horários e quadros de horários automáticos simultaneamente
  • TimeCamp - aplicativo de rastreamento de tempo e faturamento com uma lista robusta de integrações
  • TrackingTime - uma ferramenta para rastrear o tempo em tarefas recorrentes e agendar eventos repetidos
  • Time Doctor - rastreamento automático de tempo, módulo de folha de pagamento e capturas de tela da área de trabalho em um único aplicativo
  • RescueTime - bloqueie sites que distraem e defina metas para melhorar sua produtividade através do rastreamento de tempo
  • Workpuls - ferramenta de monitoramento de funcionários com recursos de rastreamento automático de tempo

Por que o rastreamento de tempo é importante

Se você ainda não está convencido da utilidade do controle de tempo, veja os seguintes benefícios:

  • Identifique tarefas não essenciais: você não tem tempo necessário para gastar em qualquer atividade. O controle de tempo pode ajudar a substituir tarefas sem importância por tarefas produtivas. Você pode exportar esses dados para relatórios e quadros de horários, para usá-los em seus próximos projetos, a fim de não perder tempo. Essa é outra razão pela qual você deve emparelhar o controle de tempo com o gerenciamento de tarefas. É ainda melhor se esses dois recursos fizerem parte do mesmo aplicativo nativo para evitar confusão de dados.
  • Aprimore as estimativas de tempo: você pode usar entradas de tempo rastreadas anteriormente como o principal indicador para seus projetos futuros. Por meio deles, você fará melhores estimativas para as seguintes tarefas e definirá prazos mais precisos para projetos semelhantes. Monitorar sua evolução no tempo pode ajudá-lo a descobrir se um trabalhador terá tempo para concluir uma tarefa com base em suas atividades passadas. Além disso, os funcionários com baixa qualificação podem se encarregar do trabalho dos outros para obter resultados mais rápidos se tiverem as habilidades certas.
  • Seja pago de maneira justa: se você é um freelancer pago por hora, os rastreadores de tempo o ajudarão a obter a quantia que você merece. Ele pode eliminar estimativas e conversas difíceis com clientes problemáticos que não estão dispostos a cooperar ou hesitam em decidir sobre uma taxa de pagamento. Você terá a evidência do seu trabalho armazenado on-line com segurança e medido segundo a segundo com todos os seus registros de tempo.

Em nosso teste, analisamos apenas os aplicativos que possuem rastreamento de tempo como um recurso nativo.

Se você já usa um aplicativo para gerenciar seu trabalho, mas ele não possui um módulo de rastreamento de tempo, uma integração com um aplicativo de rastreamento de tempo pode ser uma solução. No entanto, não recomendamos isso, pois isso pode trazer complexidade adicional ou aumentar seus custos.

O rastreamento de tempo funciona ainda melhor quando você o emparelha com outros recursos. Você precisa do gerenciamento de tarefas para acompanhar suas tarefas diárias e uma funcionalidade para criar relatórios com base no seu trabalho para medir o desempenho e monitorar as atividades passadas para referência futura. Outras funcionalidades interessantes, como rastreamento automático de tempo, agendamento de recursos para equipes ou recursos de contabilidade, ajudam o gerenciamento geral do trabalho, equilibrando tempo, orçamento e recursos humanos. Além disso, você não precisará mais alternar entre aplicativos, ferramentas e técnicas para concluir suas tarefas.

Confira nosso guia de gerenciamento de tarefas para descobrir mais sobre como você pode priorizar e organizar suas tarefas usando ferramentas e técnicas relevantes.

Critérios-chave para a escolha de ferramentas de controle de tempo

Aqui estão os sete fatores principais que levamos em consideração ao revisar o software de rastreamento de tempo neste guia:

  • Recursos principais: as principais coisas que devem influenciar sua decisão são os principais recursos da ferramenta. O gerenciamento de tarefas e os relatórios são indispensáveis. Funcionalidades como rastreamento automático de tempo ou faturamento agregam valor e podem fazer a diferença entre um ótimo aplicativo e um que fará o trabalho no momento. Além disso, as equipes podem usar a programação de recursos junto com o rastreamento de tempo, mas esse recurso é inútil para os indivíduos. Antes de escolher um produto final, converse com sua equipe e descubra quais são suas necessidades além dos requisitos do seu projeto.
  • Processo de integração: examinamos cada etapa do processo de integração para ver exatamente como é fácil para um usuário se familiarizar com uma nova ferramenta. Algumas vantagens do processo de integração incluem tutoriais, guias, suporte ao cliente, recursos ou modelos gratuitos e outros recursos úteis que podem ajudá-lo a começar mais rapidamente. Por que se preocupar com isso? Porque você poderá usar o aplicativo de rastreamento de tempo em todo o seu potencial desde o início apenas por meio de um processo de integração claro e detalhado.
  • Custo: pense no seu orçamento existente e no que você deseja pagar. Algumas ferramentas cobram mais por usuários adicionais, portanto, você deve considerar o número de usuários ativos no aplicativo ao mesmo tempo. Não se esqueça de contar os custos extras que você pode encontrar durante a integração de novos funcionários ou a transferência de dados, documentação e cronogramas de equipes existentes do projeto para a plataforma. Além disso, fique de olho em todas as ofertas especiais de tempos em tempos.
  • Suporte: Talvez você precise recorrer ao suporte ao cliente em algum momento, independentemente de como sua equipe esteja preparada quando se trata de habilidades técnicas. O acesso ao produto deve ser fácil de acessar, para que você possa obter ajuda rapidamente. Examine os idiomas disponíveis para evitar problemas de falta de comunicação. Preste atenção - o grau de suporte oferecido pode depender do seu nível de assinatura. Para alguns aplicativos, conversar com um gerente de contas pode estar disponível apenas com planos premium; portanto, considere quanto dinheiro você está preparado para comprometer.
  • Revisões: Embora todas as ferramentas funcionem de maneiras distintas para cada empresa, você pode dar uma olhada no que os usuários existentes têm a dizer. Capterra e G2 são duas plataformas confiáveis ​​de revisão de usuários que visam fornecer feedback objetivo ao usuário. Essas revisões servem como uma orientação básica dos aspectos que você deve analisar e testar antes de decidir se uma ferramenta é adequada para o seu negócio.
  • Prêmios: Alguns dos melhores produtos ganham prêmios. Ou seja, a menos que estejamos lidando com um novo aplicativo que ainda não teve chance de ser indicado para um. A página de imprensa de cada ferramenta geralmente destaca os prêmios que eles receberam ao longo dos anos e as razões para recebê-los.
  • Recursos extras: pense em qualquer outro recurso que você possa precisar, desde rastreamento e integração de GPS, até um sistema de aprovação de quadro de horários, uma função de folha de pagamento ou até um design limpo ou colorido para manter sua equipe envolvida.

Dica: Pegue esses sete fatores e classifique-os de acordo com suas necessidades. Primeiro, crie uma planilha. Em seguida, anote seus recursos obrigatórios (dê 5 pontos para cada um), recursos interessantes (2 pontos para cada um) e os recursos bônus (1 ponto para cada um). Adicione tudo isso para criar sua própria classificação das ferramentas e faça seu próprio teste para testar antes de escolher uma.

Paymo

Paymo é um software de gerenciamento de projetos, gerenciamento de trabalho e controle de tempo que ajuda profissionais de gerenciamento e freelancers a entregar projetos durante todo o seu ciclo de vida.

A empresa existe desde 2008 e começou inicialmente como um aplicativo de rastreamento de tempo e faturamento. Gradualmente, com base no feedback do usuário, tornou-se uma plataforma de gerenciamento de projetos com todos os recursos.

Com usuários de mais de 50 países, o Paymo é um aplicativo estabelecido no qual cerca de 4.000 empresas e 40.000 freelancers (~ 70.000 usuários) confiam para ajudar a gerenciar seu tempo e projetos do início ao fim. Seu principal objetivo é ajudá-lo a manter todo o seu trabalho em um único local, simplificando o fluxo de trabalho para um gerenciamento de tarefas mais eficiente.

Melhor para:

Pequenas e médias empresas, agências, consultores, escritórios de advocacia e arquitetura e freelancers que lidam com vários projetos de clientes e desejam controlar seu tempo, monitorar finanças e organizar recursos em um só local.

Por que dizemos que é incrível

Um software moderno e intuitivo para empresas baseadas em projetos que ajuda sua equipe a gerenciar projetos durante todo o ciclo de vida. Planeje e programe seus projetos, colabore com sua equipe, compartilhe arquivos, acompanhe o tempo e verifique se você está dentro do orçamento.

Os 5 principais recursos

1) Disponibilidade: você pode decidir exatamente como e de qual dispositivo deseja rastrear o tempo. O Paymo está disponível como cronômetro da Web, aplicativo de desktop, aplicativo móvel (também funciona off-line) e até como rastreador automático de horário de trabalho (PaymoPlus). Há também uma integração da Adobe para criativos que desejam rastrear seu tempo nos produtos da Adobe, sem precisar alternar entre aplicativos diferentes.

2) Programação de recursos: para ajudá-lo a calcular os recursos necessários para a entrega de um projeto, visualize a atividade de sua equipe. Isso pode ajudar quem estiver trabalhando em o que e quando ou verificar a capacidade do usuário para evitar o desgaste dos funcionários. Gerencie sua alocação de recursos facilmente e dê à sua equipe as tarefas corretas com base no que elas fizeram no passado.

3) Área de quadros de horários: Veja e gerencie suas entradas de horário diariamente / semanalmente / mensalmente / agenda, adicione tempo em massa ou importe o tempo diretamente de suas reservas.

4) Relatórios de tempo: crie relatórios de tempo com base no tempo rastreado e veja detalhadamente como você ou o tempo da sua equipe são gastos. Escolha entre agrupamentos flexíveis, subgrupos em uma hierarquia de relatórios, suporte ao status do projeto e inclua IDs do projeto e IDs da tarefa para obter mais personalização.

5) Contabilidade: gere faturas com base na quantidade de tempo gasto em tarefas ou projetos, acompanhe despesas ou crie estimativas para os clientes. Além disso, você pode criar faturas do zero e usar as integrações com gateways de pagamento, como PayPal, Payflow, Stripe, Authorize.net e Stripe.

Como é fácil começar

Durante o processo de integração, você escolhe o uso preferido da ferramenta (planejar projetos, acompanhar o tempo, gerenciar tarefas ou faturar). Você pode escolher entre nove modelos de projeto diferentes para começar a trabalhar. Há também uma Base de conhecimento detalhada para explorar os recursos mais avançados. Além disso, há um fórum da comunidade de clientes e uma Base de Conhecimento detalhada para explorar recursos mais avançados. Nossos gerentes de sucesso do cliente, que podem ajudá-lo a partir da ativação da conta durante todo o processo de integração, também entrarão em contato com você.

Preços

Você pode escolher entre três planos de preços, de acordo com o tamanho da sua empresa e os recursos necessários:

  • Grátis (para 1 usuário: freelancers e usuários individuais): listas simples de tarefas, Kanban Boards para obter uma visão mais visual de suas tarefas, Meta Kanban, controle de tempo para mantê-lo motivado, aplicativos de desktop e móveis para rastrear o tempo off-line , Extensão do Adobe CC para criativos e Relatórios. Além disso, você receberá 1 GB de armazenamento, compartilhamento de arquivos e suporte comunitário para resolver qualquer problema que possa encontrar, API, 3 faturas / conta para ter uma idéia de como é fácil conectar seus dados às faturas enviadas aos seus clientes .
  • Escritório pequeno (US $ 11,95 / usuário / mês): você pode obter os recursos do plano gratuito + faturas, estimativas e despesas, gerenciamento avançado de tarefas para ajudá-lo a gerenciar projetos e equipes maiores, modelos de projeto para evitar desperdiçar tempo com o básico, painel para supervisionar seu atividade de projeto e equipe e 50 GB para armazenar seus arquivos. Você também poderá usar os Relatórios avançados para seus gerentes e fornecer aos seus clientes uma visão detalhada do status e dos resultados do projeto, integrações com outras ferramentas que estiver usando.
  • Comercial (US $ 18,95 / usuário / mês): você pode obter os recursos do plano para pequenos escritórios + agendamento de recursos para manter o controle da atividade de sua equipe, gráficos de Gantt, gráfico de Gantt de portfólio e assistência remota on-line para responder rapidamente às suas perguntas. Esse plano também oferece armazenamento ilimitado para que você nunca se preocupe sobre onde guardar seus dados.

Há um desconto de 20% oferecido para pagamentos anuais.

O aplicativo também suporta escolas, faculdades e universidades de todo o mundo, oferecendo assinaturas gratuitas por 1 ano, sem limitações de recursos. A Paymo também oferece suporte a qualquer pessoa que queira fazer o bem à sociedade, pois as organizações sem fins lucrativos têm direito a um desconto de 50%.

Veredito

Estamos orgulhosos de ter conseguido 4,5 / 5 no Capterra e 4,5 / 5 no G2. O aplicativo também ganhou uma série de prêmios, incluindo: Software PM mais utilizável (Índice de usabilidade de gerenciamento de projetos da G2 | Verão 2017), Software de controle de tempo com a implementação mais suave (G2 Summer 2017), Melhor software PM de ROI (G2 Summer 2017) , O software PM com a implementação mais suave (G2 Summer 2017) e o Great User Experience Award 2017 (FinancesOnline).

O Paymo possui o melhor plano gratuito para indivíduos e pode ser facilmente classificado entre os três principais softwares em termos de funcionalidade de rastreamento de tempo. Os recursos avançados de gerenciamento de tarefas, agendamento de recursos e módulos de contabilidade cobrem você, se você deseja gerenciar projetos do início ao fim, juntamente com sua equipe. O mais notável é que você pode escolher qualquer método de rastreamento de tempo que desejar. A plataforma poderia ser ainda melhor se tivesse recursos como rastreamento por GPS, aprovação do quadro de horários ou um sistema de folha de pagamento em um futuro próximo.

Colheita

Grandes empresas, pequenas empresas e freelancers podem usar o Harvest. Lançados em 2006, eles pretendem fazer as coisas da maneira da colheita. Isso implica ser honesto, retribuir, inovar e ouvir as necessidades dos clientes, entre outros.

A Harvest oferece solução de rastreamento de tempo e faturamento sob o mesmo teto. Essa ferramenta conecta os dois recursos para que você possa ser pago com base nas entradas de tempo rastreadas sem exportar dados para outro sistema.

Melhor para:

Freelancers, equipes pequenas, médias e grandes que desejam integrar o controle de tempo com suas ferramentas favoritas.

Por que eles dizem que é incrível

Software de rastreamento de tempo para quem valoriza o insight.

Os 5 principais recursos

1) Rastreamento de tempo e gerenciamento de despesas: rastreie o tempo de clientes, projetos, tarefas e membros da equipe específicos para manter o controle de todas as atividades por meio de um cronômetro na web. Não se preocupe, você receberá lembretes por e-mail quando o deixar por muito tempo para corrigir esse problema. Se você esqueceu de iniciá-lo, adicione tempo em massa à área de planilhas de horas semanais. Bônus: tire uma foto e adicione-a a uma despesa usando o aplicativo móvel para oferecer prova de seus gastos.

2) Visão geral da equipe: monitore quem está acompanhando o tempo e quando está trabalhando em um projeto específico, bem como quem está sobrecarregado para evitar esgotamentos. Você pode editar entradas de horário e dividi-las em horas faturáveis ​​ou não faturáveis ​​para obter relatórios mais detalhados. Você também pode usar o sistema de aprovação do quadro de horários para uma supervisão aprimorada da equipe.

3) Relatórios visuais: verifique as entradas de horário e compare-as com o orçamento inicial do projeto para ver se você está no caminho certo. Os relatórios também mostram a soma que você precisa faturar para ser rentável.

4) Módulo de faturamento: fature os clientes com base no tempo rastreado, envie faturas por e-mail e seja pago on-line pelo Stripe ou PayPal. Também há uma integração nativa com o Xero e o Quickbooks, útil se você já estiver usando um desses aplicativos.

5) Programação: através do aplicativo irmão, Forecast, você pode reservar projetos com antecedência e comparar o tempo rastreado no Harvest com o tempo programado no Forecast.

Como é fácil começar

Após a inscrição, você receberá um e-mail de boas-vindas para iniciar e criar seu primeiro projeto. Paralelamente, você também terá acesso a modelos de quadro de horários e faturamento gratuitos, recursos educacionais para acompanhamento de tempo, seminários on-line (programados e registrados) e a uma base de conhecimento com tutoriais e guias passo a passo.

Preços

Existem dois planos que você pode escolher após o término da avaliação gratuita, cada um adicionando mais recursos:

  • Gratuito: é para 1 pessoa, 2 projetos e você recebe faturas e clientes ilimitados. Você não pode carregar o logotipo de uma empresa, anexar arquivos a faturas, integrar-se ao QuickBooks Online ou importar dados. Ao se inscrever, você recebe pela primeira vez a avaliação gratuita de 30 dias com todos os recursos. Depois que esse prazo expirar, você poderá usar o plano gratuito, a menos que atualize.
  • Profissional: US $ 12 / pessoa / mês ou US $ 10,8 / pessoa / mês (10% de desconto para pagamentos anuais): mais de 2 pessoas, projetos ilimitados, clientes ilimitados, faturamento ilimitado, sistema de aprovação de quadro de horários para permitir também que os gerentes tenham uma visão geral da atividade de sua equipe .

Você precisará pagar separadamente pelo recurso de programação, Previsão de colheita. (US $ 5 / mês, usuários e projetos ilimitados)

Todos os planos incluem rastreamento de tempo e despesas, relatórios poderosos, faturas e estimativas ilimitadas, alertas de orçamento de projetos, aprovação de quadro de horários, integrações com mais de 100 aplicativos, aplicativos para iOS, Android e Mac, segurança em nível de banco e suporte por telefone e e-mail.

Disponibilidade: Web, iOS, Android, Mac e como plug-in para Chrome e Safari.

Veredito

Parece que a maioria dos usuários tem uma boa opinião sobre o Harvest, pois a ferramenta obteve 4,5 em 5 (Capterra) e 4,3 em 5 (G2).

Se selecionássemos as melhores ferramentas de controle de tempo e contabilidade, a Harvest seria a nossa três principais. Por quê? Porque é um ótimo exemplo de ferramenta que combina o acompanhamento do tempo com os recursos de contabilidade para facilitar a entrega e o faturamento do projeto. Além disso, suas integrações com o Xero e o QuickBooks tornam mais conveniente para os usuários que já usam essas ferramentas para contabilidade ou contabilidade.

Esperamos ansiosamente a possível introdução de um Módulo de faturamento recorrente para facilitar todo o processo de pagamento e faturamento com clientes recorrentes. O rastreador mostra apenas seus horários após o término de cada minuto. Iniciantes que se sintam motivados se virem rapidamente seus segundos apreciariam um cronômetro mais preciso que rastreia cada segundo do seu trabalho.

Você pode experimentar essa ferramenta com uma avaliação gratuita de 30 dias e testá-la junto com suas mais de 100 integrações ou usar sua própria API para configurar a sua própria.

Leia a lista completa no nosso blog